કંપની હોય કે પછી વ્યક્તિ દરેક માટે ટાઈમ મેનેજમેન્ટ ખૂબ જ મહત્વનું હોય છે. જેટલો સમય વધારે બચાવી શકાય તેટલો જ સમય બીજા કામોમાં ઉપયોગમાં લેવામાં આવે તો ઉત્પાદક્તા વ્ચે છે. એટલે જ તો કહેવાય છે ને કે, મેનેજમેન્ટમાં રહેલા અધિકારીઓ હોય કે પછી કર્મચારીઓ દરેક માટે સમાયનો યોગ્ય ઉપયોગ કરવો જરૂરી હોય છે. જેથી અધિકારી હોય કે કર્મચારી પોતાનું એક બીજા સાથેનું કમ્યુનિકેશન બને તેટલું નાનું રાખી સ્મ્યનો બચાવ કરી શકે છે. આ લેખમાં આપણે ટાઈમ મેનેજમેન્ટ એટલે કે સમયનો સદુપયોગ કેવી રીતે કરી શકાય તે સમજીશું.
કોઈપણ વ્યક્તિને તેમના સમયનું વ્યવસ્થાપન કૌશલ્ય સુધારવાથી ફાયદો થાય છે. કંપનીમાં ફરજ બજાવતી વ્યક્તિ હોય કે પછી પોતાનો વેપાર કરતી વ્યક્તિ તે ચોક્કસપણે કોઈપણ સમયે દબાણ હેઠળ કામ કરતી હોય છે. જો વ્યક્તિ પોતના સમયનું વ્યવસ્થાપન ન કરી શકે તો તકો, કાર્યક્ષમતા અને કાર્ય-જીવનનું સંતુલન તેની આંગળીઓમાંથી સરકી જશે તે નક્કી છે. સમય વ્યવસ્થાપન કરવું ખૂબ જ સરળ છે. મોટાભાગની સોફ્ટ સ્કીલ્સની જેમ તે સારી રીતે મેળવવા માટે ઘણો સમય માંગી લે છે. પરંતુ તે કરવું અશક્ય નથી. સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યોને સુધારવાની જુદી જુદી કેટલીક રીતો છે. જે તેમણે અહી સમજાવવાનો પ્રયાસ કરવામાં આવ્યો છે.
સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યને સુધારવા માટે 7 શ્રેષ્ઠ ટિપ્સ
- પ્રાથમિકતાઓ નક્કી કરો : વ્યક્તિની રોજિંદી પ્રવૃત્તિઓમાં કેટલાક કાર્યો અન્ય કરતા વધુ મહત્વપૂર્ણ હોય છે. ઉદાહરણ તરીકે, કોઈ કાર્યની સમયમર્યાદા બાકીના કાર્યોની સરખામણીમાં ઘણી નજીકની હોઈ શકે છે અથવા એવું બની શકે છે કે વ્યક્તિ એક કાર્યને અસરકારક રીતે પૂર્ણ કરી શકે તે પહેલાં વ્યક્તિને અન્ય કાર્ય તેના કરત પહેલા પૂર્ણ કરવાની જરૂર પડતી હોય છે. વ્યક્તિને તેના લાંબા ગાળાના ધ્યેયો હાંસલ કરવા વિશે પણ એવું જ કહી શકાય, પછી ભલે તે કંપનીમાં પ્રમોશન મેળવવાની વાત હોય કે પછી અંગત જીવનમાં પોતાનો શોખ પૂરો કરવા વધુ સમય ફાળવવાની વાત હોય. વ્યક્તિની પ્રાથમિકતાઓ શું છે ? તે વ્યક્તિએ નક્કી કરવુંએ અસરકારક સમય વ્યવસ્થાપન તરફનું પ્રથમ પગલું છે. પછી ભલે વ્યક્તિ કર્મચારી હોય કે ઉચ્ચ-સ્તરના મેનેજમેન્ટમાં કોઈ અધિકારી હોય. તમામ માટે આ પગલું જરૂરી હોય છે. વ્યક્તિ પાસે તેની ટોચની પ્રાથમિકતાઓનું સ્પષ્ટ ચિત્ર હોવું જોઈએ. જ્યાં સુધી વ્યક્તિ પોતાના લક્ષ્યોને સ્પષ્ટ રીતે ઓળખશો નહીં ત્યાં સુધી વ્યક્તિ કેવી રીતે પોતાના લક્ષ્યોને પૂર્ણ કરવા માટે એક ટાઈમ ગોળ સેટ કરી શકશે ? વ્યક્તિના રોજિંદા કાર્યોને પ્રાધાન્ય આપવા માટેની એક અસરકારક પદ્ધતિ એ આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ છે. જે વ્યક્તિને પોતાના સૌથી મહત્વપૂર્ણ કાર્યોને વર્ગીકૃત અને અલગ કરવાની તક આપે છે. જેનો ઉપયોગ કરીને વ્યક્તિ નક્કી કરી શકે છે કે, ક્યુ કાર્ય તે અન્યને સોંપી શકે છે અથવા સંપૂર્ણપણે તે કાર્યને તે સમયે ન કરવાનો નિર્ણય લઈ શકે છે. આ પદ્ધતિનું નામ યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સના 34મા પ્રમુખ ડ્વાઇટ ડી. આઇઝનહોવરના નામ પરથી રાખવામાં આવ્યું છે. જેઓ તેમની કાર્યક્ષમતા અને શિસ્ત માટે વૈશ્વિકપણે જાણીતા હતા. આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સનો ઉપયોગ કરીને વ્યક્તિ પદ્ધતિસરનું આયોજન કરી શકે છે.
- મલ્ટિટાસ્કિંગને ટાળો : જ્યારે ઘણા લોકો મલ્ટીટાસ્ક કરવાની તેમની ક્ષમતાની પ્રશંસા કરે છે, ત્યારે તે માનવા માટેના ઘણા કારણો છે, જે ખરેખર વ્યક્તિના સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યને સુધારવાના માર્ગમાં રોડા નાખી શકે છે. દાખલા તરીકે, યુનિવર્સિટી ઓફ કેલિફોર્નિયાના 2011ના સંશોધન અભ્યાસમાં જાણવા મળ્યું છે કે મલ્ટીટાસ્કિંગ વ્યક્તિની કાર્યકારી યાદશક્તિ અને મહત્વપૂર્ણ કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની ક્ષમતા પર નકારાત્મક અસર કરી શકે છે. આ, અલબત્ત, સમય વ્યવસ્થાપન માટે શ્રેષ્ઠ નથી. શું વધુ મહત્વનું છે નક્કી કરવું વધારે મહત્વનુ છે. મલ્ટિટાસ્કિંગ માત્ર ઓવરરેટેડ હોઈ શકે છે. જે તેને સાચું બનાવે છે તે હકીકત એ છે કે, વાસ્તવમાં, વ્યક્તિ ક્યારેય મલ્ટિટાસ્ક નથી કરતી. વ્યક્તિ જે વિવિધ કાર્યો એક સાથે કરે છે તે પૂર્ણ તો કરી શકાય છે પરંતુ તે અમુક અંશે પૂર્ણ કરી શકાય છે. જોકે, તે પૈકી કોઈ પણ કામ વ્યક્તિની શ્રેષ્ઠ ક્ષમતાઓને પુરવાર કરી શકે તે કક્ષાનું હોતું નથી. જો વ્યક્તિ પોતાના સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યને સુધારવા માંગતી હોય તો વ્યક્તિએ સંપૂર્ણ ધ્યાન હાથ પરના કાર્યમાં કેવી રીતે સમર્પિત કરવું તે શીખવું ઘણું જ આવશ્યક છે. વ્યક્તિની ઉત્પાદકતા ફક્ત ત્યારે જ સુધરી શકે છે, જ્યારે વ્યક્તિ સતત ધ્યાન અને પ્રયત્નમાં નિપુણતા કેળવે.
- વિક્ષેપોને ટાળો : વ્યક્તિનું રોજિંદા જીવન ચોક્કસપણે ઝડપી અને વિક્ષેપોથી ભરેલું હોય છે. જો વ્યક્તિ ઘરેથી કામ કરી રહી છે તો ઘણી વાર તે વ્યક્તિના સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યોને સુધારવાના માર્ગમાં આડે આવે છે. દાખલા તરીકે, ઓફિસ કરતાં વધુ વિક્ષેપો હોવાને કારણે કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું મુશ્કેલ હોઈ શકે છે અને વ્યક્તિ તે જાણતા પહેલા, પોતાનો કિંમતી સમય ગુમાવે છે. વિક્ષેપોને ટાળવાની શ્રેષ્ઠ રીતોમાં વ્યક્તિએ પોતાના ફોનને બાજુ પર મુકવો અથવા નોટિફિકેશન બંધ કરવા, વ્યક્તિ ઘરેથી કામ કરી રહી હોય તો પણ જેમ ઓફિસમાં કામ કરતાં હોઈએ તેમ જ પરિવારના સભ્યો અથવા સહકાર્યકરોને બિન-કાર્ય-સંબંધિત બાબતોમાં પોતાને ખલેલ ન પહોંચાડવા માટે સૂચના આપવી ખૂબ જ જરૂરી બને છે.
- વ્યક્તિએ ના કહેતા શીખવું જોઈએ : ઘણા લોકો સારી છાપ બનાવવા અને કામ પ્રત્યેના તેમના સમર્પણને દર્શાવવા માટે અથવા તેઓ ફક્ત કોને ના કહેવાની ક્ષમતા ન રાખતા હોવાને કારણે ઘણી બધી જવાબદારીઓ પોતાના માથે લઈ લેતા હોય છે. જેના કારણે એક જ વ્યક્તિ પાસે તેની ક્ષમતા કરતાં વધારે કામનું ભારણ આવી જતું હોય છે. આવા સમયે વ્યક્તિ માટે તેના કાર્યો માટે પુરતો સમય આપવો અશક્ય બને છે. જેની સીધી અસર વ્યક્તિની કાર્યક્ષમતા અને માનસિકતા પર પડતી હોય છે. વ્યક્તિ પોતે કેટલો વર્કલોડ સ્વીકારવા તૈયાર છે તેની મર્યાદા નક્કી કરવાથી વ્યક્તિ પોતાના સમયનું સંચાલન કરવામાં અને સૌથી મહત્વપૂર્ણ કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં સક્ષમ બને છે. બદલામાં, વ્યક્તિ સૌથી વધુ મહત્વના કાર્યોમાં ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકશે અને વધુ ઉત્પાદક બની શકશે. વ્યક્તિ માટે કેટલું કાર્ય આદર્શ છે તે નિર્ધારિત કરીને કામનો પ્રારંભ કરવો અને પછી તેનાથી વધારે આવતા કામો એટલે કે ક્ષમતા કરતાં વધારે વર્કલોડને નકારવા માટે ક્ષમતા અને વિશ્વાસ રાખવો જોઇયે. જે આગળ જતાં વ્યક્તિને ખૂબ જ ફાયદાકારક નીવડી શકે છે. જો વ્યક્તિને કોઈની એમડીડી કરવાની ના પાડવામાં દુઃખ થતું હોય તો તેવા સમયે વ્યક્તિએ મદદ માંગનાર વ્યક્તિને સમજાવવાની જરૂર હોય છે. વ્યક્તિ મદદ માંગનારને સમજાવી શકે છે કે, મારી પાસે તેમની અપેક્ષા મુજબનું ગુણવત્તાયુક્ત કાર્ય કરવા માટે સમય નથી અથવા મારી પાસે અન્ય વધુ મહત્વપૂર્ણ કર્યો છે જે કરવા માટે મારી પાસે સમયમર્યાદા છે. આમ કરવાથી મદદ માંગનાર વ્યક્તિને સામેવાળા વ્યક્તિને પરિસ્થિતિનો યોગ્ય ચિતાર આવશે.
- ટાઈમ મેનેજમેન્ટ એપ્સનો ઉપયોગ કરો : સુનિશ્ચિત કાર્યો અને મીટિંગ્સના ક્યારેય ન સમાપ્ત થતા દૈનિક રીમાઇન્ડર્સથી અભિભૂત થવું ખૂબ જ સરળ છે. પરંતુ તે સુનિશ્ચિત કાર્યો અને મીટિંગ્સના સમયને પહોચી વળવા માટે જે સમય ફાળવવો પડે છે તેનાથી વ્યક્તિની કાર્યક્ષમતા અને તેના વર્કફ્લો પર ગંભીર અસર થઈ શકે છે. સદભાગ્યે, ટેક્નોલોજીએ તે સંદર્ભમાં વ્યક્તિને મદદ કરવા માટે ઘણા પ્રયાસો કર્યા છે. જેનો ફાયદો આજના અધ્યત્ન યુગમાં વ્યક્તિને મળી રહ્યો છે. સમય વ્યવસ્થાપન માટે ટેક્નોલોજીના માધ્યમથી અનેક એપ્લિકેશન્સનનો આવિષ્કાર થયો છે. જેનો ઉપયોગ કરીને વ્યક્તિ સરળતાથી એક જગ્યામાં બધું ગોઠવી શકે છે અને વિવિધ કાર્યો માટે પોતાના સમયનું યોગ્ય વ્યવસ્થાપન કરી શકે છે. જેમની એક એપ્લીકેશન છે Rescuetime. આ પ્રકારની ટાઈમ મેનેજમેન્ટ એપ્સ વ્યક્તિની કાર્યક્ષમતામાં નોંધપાત્ર વધારો કરી શકે છે. જ્યારે પણ વ્યક્તિને ખરેખર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની જરૂર હોય ત્યારે એપ તમને ફોકસ સેશન મોડનો ઉપયોગ કરવાની તક આપે છે. મુખ્ય વિક્ષેપોને અટકાવીને વ્યક્તિ કેટલી અસરકારક રીતે કામ કરી શકે છે તે પણ આ એપ્લીકેશન થકી ટ્રૅક કરી શકાય છે. એ જ રીતે, ટૉગલ ટ્રૅક જેવી ટાઈમ ટ્રેકિંગ એપ વ્યક્તિને બતાવી શકે છે કે, વ્યક્તિ કોઈ પણ કાર્ય પર ખરેખર કેટલો સમય પસાર કરે છે.
- દિવસ દરમિયાન સમયને યોગ્ય રીતે ગોઠવો : કોઈ પણ કામ પૂર્ણ કરવા માટેનો ધ્યેય એટલે કે એક ઈચ્છા જે તે કામને પૂર્ણ કરવા માટે સચોટ અને નક્કર યોજના બનાવવા કરતાં વધારે કઈ જ નથી. વ્યક્તિ તેના રોજબરોજના કાર્યોને પૂર્ણ કરવા માટે યોગ્ય સમય વ્યવસ્થાપન કરે તે જરૂરી છે. જો તેમ ન કરી શકાય તો સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યમાં સુધારો કરવો મુશ્કેલ કાર્યમાં ફેરવાઈ શકે છે. જો વ્યક્તિ પોતાના દિવસ દરમિયાનના કાર્યો માટે સમય ફાળવી તેને યોગ્ય રીતે ગોઠવી શકે એટલે કે વ્યક્તિ કાર્યોને પ્રાધાન્ય આપે છે અને પોતાની પ્રગતિને માપે છે, તો વ્યક્તિ પોતાના મોટા ધ્યેયો તરફ કામ કરતી વખતે પોતે ક્યાં ઊભી છે તે તેને ચોક્કસ ખબર પડશે. હવે, વ્યક્તિના દિવસને વ્યવસ્થિત રીતે મેનેજ કરવા અને તાત્કાલિક પરિણામો મેળવવાની ઘણી અસરકારક રીતો છે. ઉદાહરણ તરીકે, કામની દૃષ્ટિએ તમે રોજિંદા કામની યાદીઓ લખવાનું શરૂ કરી શકો છો. તેમાં આવી શકે તેવા કોઈપણ વિક્ષેપોને ધ્યાનમાં લઈને અથવા કાર્યોને પુનરાવર્તિત કરવા માટે ઓછો સમય ફાળવી શકો છો.
- કોઈપણ કામ દરમિયાન વિરામ લો : જો વ્યક્તિ વિરામ લેતા પહેલા મોટા પ્રમાણમાં કામ પૂર્ણ કરવાની લાલચ રાખે તો આ વ્યૂહરચના વ્યક્તિના માનસિક સ્વાસ્થ્યને ગંભીર રીતે નુકસાન પહોંચાડી શકે છે. શરૂઆતમાં વ્યક્તિ દ્વારા કામને વારંવાર અવગણના, ટૂંકા વિરામ વિગીરે વ્યક્તિ માટે ઝડપથી થાક લાગવો કે પછી વધારે પડતો તણાવ ઊભો કરી શકે છે. જેના પરિણામો ગંભીર આવી શકે છે. એક અભ્યાસમાં જાણવા મળ્યું છે કે, કર્મચારીઓ તેમના બપોરના વિરામ સાથે પણ સમાધાન કરતાં હોય છે. બપોરના વિરામના સમયે પણ વ્યક્તિ કામ કરવાનું પસંદ કરે છે. જેના પરિણામે તેમના માનસિક સ્વાસ્થ્ય પર ખરાબ અસર કરી હોવાનું દર્શાવવામાં આવ્યું છે. દર બે કલાકમાં થોડી મિનિટો માટે વ્યક્તિને કામથી દૂર રહેવાથી પોતાના વધુ આરામ અને આનંદ સાથે વધુ સારી ઉત્પાદક્તા પ્રાપ્ત કરવામાં મદદ મળી શકે છે. એટલું જ નહિ એકંદર વ્યક્તિની કાર્યક્ષમતામાં પણ વધારો થાય છે. શાસ્ત્રોના જણાવ્યા અનુસાર વ્યક્તિ ત્રણ પહેર એટલે કે, સળગ 45 મિનિટથી વધારે સમય એક જ કામ કરે તો તે કામમાં વ્યક્તિ સંપૂર્ણપણે પરોવાઈ શકતી નથી. જેનાથી તેના કામની ઉત્પાદક્તા અને ગુણવત્તા પર અસર થતી હોય છે. આવા સમયે બ્રેક ખૂબ જ જરૂરી બને છે. જોકે, હાલના સંજોગોમાં દર 45 મિનિટે બ્રેક લેવો શક્ય નથી જેથી દર બે કલાકે એક બ્રેક લેવાથી વ્યક્તિની કાર્યક્ષમતા અને ઉત્પાદક્તા તેમજ કામની ગુણવત્તામાં વધારો કરી શકાય છે.
ઉપરોક્ત મુદ્દાઓ વ્યક્તિના જીવનમાં ટાઈમ મેનેજમેન્ટ કઈ રીતે કરી શકાય તે સમજાવે છે. પરંતુ તેના ફાયદા વિષે પણ જાણવું જરૂરી છે. દરેક વ્યક્તિની માનસિકતા હોય છે કે, હું જે પણ કઈક કામ કરીશ તેનાથી મને શું ફાયદો થશે. તો તે જ માનસિકતાને ભૂખને પૂર્ણ કરવા માટે આગળ આપણે ટાઈમ મેનેજમેન્ટના ફાયદા વિષે ચર્ચા કરીશું.
તમારી સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્ય સુધારવાના 3 લાભો
તમારી સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યને સુધારવા માટે પગલાં લેવાના અસંખ્ય ફાયદા છે. કાર્ય પર કાર્યક્ષમ બનવા કરતાં વધુ, અસરકારક સમય વ્યવસ્થાપન તમને તણાવને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડવામાં અને તમારા કાર્ય-જીવન સંતુલનને સુધારવામાં મદદ કરી શકે છે.
અહીં ટોચના 3 લાભો છે જે સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્ય સુધારવા સાથે આવે છે:
- ચિંતામાં ઘટાડો : તાજેતરના એક અભ્યાસમાં જાણવા મળ્યું છે કે, નબળું સમય વ્યવસ્થાપન માત્ર ઉત્પાદકતાને જ નહીં પરંતુ વ્યક્તિની સુખાકારીને પણ નુકસાન પહોંચાડે છે. વ્યક્તિના જીવનમાં દરેક વસ્તુ ગયા પછી પછી મેળવવાની તક હોય છે. પરંતુ સમય જ એક એવો છે જે ગયા પછી પાછો મેળવી શકતો નથી. માટે જ તેનું મૂલ્ય ઘણું જ વધારે છે. સમય વ્યક્તિના જિનમાં સૌથી મૂલ્યવાન સંપત્તિ માનવમાં આવે છે. આપણે બધા આ સમજીએ છીએ, તેમ છતાં વ્યક્તિ પોતાના સમયનું યોગ્ય રીતે સંચાલન કરવામાં નિષ્ફળ જતી હોય છે. તેવા સંજોગોમાં ઉપરોક્ત તમામ રીતોનો ઉપયોગ કરીને વ્યક્તિ સમયનું યોગ્ય વ્યવસ્થાપન કરી શકે છે. જેમાં વ્યક્તિન દ્વારા તેના દિવસના ક્લાકોનું મેનેજમેન્ટ એ રીતે કરવામાં આવે કે તેમાં કામના કલાકો, પોતાનો શોખ અને પોતાનું અંગત જીવન તમામ માટે પુરતો સમય ફાળવવો મહત્વપૂર્ણ છે. નહિંતર, વ્યક્તિ પોતાના માનસિક સ્વાસ્થ્યને નુકસાન પહોંચાડવાનું અને પોતાની જાતને પોતે હેન્ડલ કરી શકો તે કરતાં વધુ તાણમાંથી પસાર થવાનું જોખમ વ્યક્તિ ઉપાડી લેતી હોય છે. કારણ કે, આપણે બધાને નવરાશની પ્રવૃત્તિઓ માટે પૂરતો સમય જોઈએ છે. વ્યક્તિએ પોતાના રોજિંદા જીવનના તમામ ઘટકો પર પુનર્વિચાર કરવો અને એવી વ્યૂહરચના તૈયાર કરવી કે જે શક્ય તેટલા ઓછા સમયમાં મહત્તમ લાભ આપી શકે. વ્યક્તિ પોતાના સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યમાં સુધારો કરીને વધુને વધુ ફાજલ સમય પોતાના માટે પોતાની ઈચ્છા મુજબ ખર્ચવા માટે કાઢી શકે છે.
- ઉન્નત વર્ક અને લાઇફ બેલેન્સ : વધુ પડતું કામ અને વધુ પડતો આરામ બંને વ્યક્તિની સુખાકારીને એકંદર નુકસાન પહોંચાડી શકે છે એટલા માટે બંને વચ્ચે સંતુલન જાળવી રાખવું ખૂબ જ જરૂરી છે. જે વ્યક્તિને તેના કામોમાં વધુ પડતી મહેનત કર્યા વિના દરેક કામમાંથી સૌથી વધુ ફાયદો મેળવવામાં મદદ કરી શકે છે. જે સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યને સુધારવાનો સૌથી મોટો ફાયદો છે. ઓર્ગેનાઝનલ સાઈકોલોજિસ્ટ ડૉ. ડીરડ્રે એન્ડરસનના જણાવ્યા અનુસાર, વ્યક્તિની સુખાકારીની કાળજી લેવાનું એક મહત્વનું પાસું એ છે કે, વ્યક્તિના જીવનના તમામ વિવિધ પાસાઓ માટે સમય ફાળવવો. વ્યક્તિના અંગત જીવન અને કાર્ય જીવન વચ્ચે સંપૂર્ણ સંવાદિતા શોધવા માટે પોતાના માટે સારો સમય વ્યવસ્થાપન એ એક સૌથી અસરકારક રીત છે.
- પોતાના લક્ષ્યો હાંસલ કરવા : જો વ્યક્તિ વિલંબ કરવા માટે ટેવાયેલો છે, તો પોતે કદાચ પોતાના દિવસ દરમિયાનના સમયનું વ્યવસ્થાપન કરવામાં સંઘર્ષ કરે છે અને પોતે પોતાની સમયમર્યાદા અને લક્ષ્યોને સતત મુલતવી રાખે છે. આ ફક્ત વ્યક્તિનો પોતાનો બધો સમય વેડફતું નથી પણ વ્યક્તિને પોતાના સપનાને સાકર કરવાના પ્રયાસો કરવામાં પણ રોડા નાખે છે. જે વ્યક્તિના પોતાના વિકાસ માટે ખૂબ જ ગંભીર બેદરકારી કહી શકાય. જે કંપનીના વિકાસ માટે પણ અવરોધો ઊભા કરી શકે છે. સંશોધક પિયર્સ સ્ટીલના જણાવ્યા અનુસાર, 95 ટકા લોકો ઓછામાં ઓછા અમુક અંશે પોતાના કામમાં વિલંબ કરે છે. જ્યારે વ્યક્તિ હું એકલો નથી જે કામમાં વિલંબ કરે છે તેમ માની પોતાની જાતને દિલાસો આપી શકે છે. એ જાણવું પણ દુ:ખદાયક છે કે કેટલો વિલંબ વ્યક્તિને રોકી શકે છે. વ્યક્તિનની વિલંબની આદતોને દૂર કરવા માટે કેટલીક સરળ વ્યૂહરચનાઓને અનુસરીને વ્યક્તિ પ્રારંભ કરી શકે છે.
- સ્વ-ક્ષમાની પ્રેક્ટિસ કરો : શરૂઆતમાં વ્યક્તિએ પોતાની જાતને ક્ષમતા કરતાં વધારે દબાણ આપવાની જરૂરિયાત નથી. સ્વ-ક્ષમા તમને તમારા વિશે વધુ સારું અનુભવવામાં મદદ કરી શકે છે. હકીકતમાં, તે ભાવિ વિલંબની સંભાવનાને પણ ઘટાડે છે.
- પોતાની જાતને પુરસ્કાર આપો : જો વ્યક્તિ પોતાના કાર્યોને સમયસર પૂર્ણ કરવામાં મેનેજ કરે છે તો તે પોતાની જાતને રેસ્ટોરન્ટમાં સરસ ભોજન અથવા તેના જેવું કંઈક આપી પુરસ્કૃત કરી શકે છે. જેનાથી ભવિષ્યમાં આવું કરવાની પ્રેરણા અને બળ મળે.
- પોતાનો ફોન બંધ કરો : સામાન્ય રીતે આવું કરવું બિનજરૂરી લાગે છે. તેમ છતાં જો તમે ઊંડો અભ્યાસ કરો અને સેલફોન પર શિકાગો યુનિવર્સિટીના અભ્યાસ પર માહિતી મેળવો તો તે દર્શાવે છે કે, વાયરલેસ ઉપકરણની હાજરી પણ આપણી જ્ઞાનાત્મક ક્ષમતાને ગંભીર રીતે અસર કરે છે. તો કદાચ વ્યક્તિ પોતે આ બાબતનો અમલ કરવા માટે પુનર્વિચાર કરી શકે છે.
તેથી, તે સ્વાભાવિક છે કે, વ્યક્તિ પોતાના સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યમાં સુધારો કરવાથી પોતાને વિલંબ કરવાનું બંધ કરવામાં અને પોતાના લક્ષ્યોની નજીક જવામાં મદદ મેળવી શકે છે. અત્યાર સુધીના લેખમાં આપણે સમય વ્યવસ્થાપન કેવી રીતે કરવું અને તેના ફાયદા વિષે વાત કરી. હવે આપણે સમય-વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યોના બે પ્રકાર વિષે વાત કરીશું. દિવસ દરમિયાન વ્યક્તિએ પોતાના સમયને નિયંત્રિત કરવા અને શક્ય તેટલી અસરકારક રીતે તેનો ઉપયોગ થાય તેની ખાતરી કરવા માટે નક્કર સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યો વિકસાવવી જરૂરી છે. અસરકારક સમય વ્યવસ્થાપનનો અભ્યાસ કરવા માટે, વ્યક્તિએ પ્રાથમિક અને ગૌણ કૌશલ્યો પર કામ કરવું જોઈએ.
પહેલા વાત કરીશું પ્રાથમિક સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યોની. વ્યક્તિએ સમયનો સમજદારીપૂર્વક ઉપયોગ કરવા માટે રોજ-બ-રોજનું આયોજન, કાર્યને પ્રાથમિકતા આપવી અને આગળનું આયોજન એ પ્રાથમિક સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યો છે. વ્યક્તિ વિવિધ કાર્યોને મહત્વના સ્તરો અનુસાર ગોઠવે, પોતાની સિદ્ધિ માટે નક્કર યોજનાઓ ઘડી કાઢવા અને પોતે પોતાના માટે સેટ કરેલા કડક સમયપત્રકને વળગી રહેવા માટે સમર્થ હોવા જોઈએ. બીજો પ્રકાર છે સેકન્ડરી ટાઈમ મેનેજમેન્ટ સ્કીલ્સ. વ્યક્તિએ જીવનના દેખીતા અસંબંધિત ભાગો, જેમ કે નિયમિત કસરત, સ્વસ્થ આહાર અને પૂરતી ઊંઘ વિગેરે વ્યક્તિની કાર્યક્ષમતાને એકંદર સીધી અસર કરે છે. તેથી વ્યક્તતિએ સમયનું સંચાલન કરવાની પોતાની ક્ષમતા અનુસાર તેનો પણ સમાવેશ સમય પત્રકમાં કરવો જરૂરી બને છે. તેને સેકન્ડરી ટાઈમ મેનેજમેન્ટ સ્કીલ્સ કહેવામા આવે છે. તેથી, વ્યક્તિ મહત્તમ એકાગ્રતા અને પોતાના ફોનને દૂર રાખીને પોતાના આગલા કાર્યમાં ઊંડો ઉતરે તે પહેલાં પોતાની આસપાસની સુંદરતાને નિહાળવા માટે 20 મિનિટનો સમય કાઢવો જોઇયે. જેથી કામ કરવાની શરૂઆત કર્યા બાદ વ્યક્તિ તે આસપાસની સુંદરતા નિહાળવા પોતાનો સમય વેડફે નહિ.
આ સપૂર્ણ લેખને ટૂકમાં સમજવાનો પ્રયાસ કરીએ તો તેના કેટલાક મહત્વના પાસા છે. જેમાં વ્યક્તિના સમયને અસરકારક રીતે મેનેજ કરવા માટેની મહત્વની ટિપ્સ અને યુક્તિઓ ટૂકમાં અને ઝડપથી તમને સમજાવવાનો એક પ્રયાસ અહી કર્યો છે.
- અસરકારક સમય વ્યવસ્થાપન વ્યક્તિને પોતાની દૈનિક પ્રવૃત્તિઓને પોતાની પ્રાથમિકતાઓની આસપાસ ગોઠવવામાં મદદ કરે છે. તેથી, વ્યક્તિ પોતાના સમય વ્યવસ્થાપન કૌશલ્યને સુધારવા માટે કામ કરવાનું શરૂ કરે તે પહેલાં, પોતાની મુખ્ય અને ગૌણ પ્રાથમિકતાઓને ઓળખવા માટે થોડો સમય કાઢો.
- જ્યારે વ્યક્તિ પોતાની માટે સૌથી મહત્વપૂર્ણ શું છે તે અંગે સ્પષ્ટ થાય, ત્યારે પોતે પોતાના સમયને ગોઠવવા માટે પોતાની પસંદગીની પદ્ધતિ શોધવાનું શરૂ કરી શકે છો. પોતે ઉપયોગ કરી શકે તે એક અસરકારક પદ્ધતિ આઇઝનહોવર મેટ્રિક્સ છે.
- કાર્યોનું આયોજન કરવામાં અને પોતાની ઉત્પાદકતાને એકંદર ટ્રૅક કરવામાં તમને મદદ કરવા માટે વિવિધ સમય વ્યવસ્થાપન સૉફ્ટવેર અસ્તિત્વમાં છે. જે પૈકી બે ખૂબ જ મદદરૂપ એપ્લીકેશન એટ્લે રેસ્ક્યુટાઇમ અને ટોગલ ટ્રેક.
- વ્યક્તિએ સમયનો શ્રેષ્ઠ ઉપયોગ કરવા માટે, પોતાના મુખ્ય અને ગૌણ કૌશલ્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ જેની અહી આ લેખમાં ચર્ચા કરી છે. (જેમાં વ્યક્તિના આરોગ્ય અને તણાવના સ્તરો સહિતનો સમાવેશ કર્યો છે.)
- જ્યારે વ્યક્તિ અસરકારક સમય વ્યવસ્થાપનમાં નિપુણતા મેળવશે, ત્યારે પોતે પોતાના માટે વધુ સમય કાઢી શકશે અને તેનો આનંદ પણ માણી શકશે. જેનાથી તણાવ ઓછો કરવાની સાથે કાર્ય-જીવનમાં સંતુલન વધશે અને પોતાના સપનાને પ્રાપ્ત કરવાનું શરૂ કરવા માટે વધુ સહનશક્તિ પણ મળશે.
