સફળ મેનેજમેન્ટના નિયમો સમજતા પહેલા મેનેજમેન્ટ શું છે ? તેની વ્યાખ્યા શું છે, તે કેવીરીતે કામ કરે છે અને તેના લેવલ કેટલા છે તે જાણવું વધારે મહત્વનું છે. આ પુસ્તકમાં આપણે સફળ મેનેજમેન્ટના સાત નિયમોની ચર્ચા કરીશું. પરંતુ તે પહેલા આપણે મેનેજમેન્ટ વિષે જાણવાનો પ્રયાસ કરીશું.
મેનેજમેન્ટ શું છે? વ્યાખ્યા, કાર્યો અને સ્તરો
વ્યવસાયિક લક્ષ્યો હાંસલ કરવા માટે કંપનીઓ અને સંસ્થાઓને અસરકારક સંચાલનની જરૂર છે. મેનેજમેન્ટ ખુબ જ ઉપયોગી બને છે. મેનેજમેન્ટના વિવિધ સ્તરો હોય છે. જેનો હેતુ કંપનીના વ્યવસાયિક કાર્યોને ગોઠવવા અને સંકલન કરવાનો છે. જો વ્યક્તિને મેનેજર બનવામાં રસ હોય, તો મેનેજર શું કરે છે તે વિશે વધુ જાણવું જોઈએ. આ લેખમાં, મેનેજમેન્ટ શું છે અને તેની વિશિષ્ટ લાક્ષણિકતાઓ, ઉદ્દેશ્યો, સ્તરો અને કાર્યો વિશે ચર્ચા કરીશું.
મેનેજમેન્ટ શું છે?
મેનેજમેન્ટ એટલે અસરકારક અને કાર્યક્ષમ રીતે ચોક્કસ લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટે વ્યવસાયના સંસાધનો અને પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન અને સંચાલન કરવાની પ્રક્રિયા છે. સંચાલનમાં કાર્યક્ષમતા એટલે કાર્યોને યોગ્ય રીતે અને ઓછામાં ઓછા સમય અને ખર્ચમાં પૂર્ણ કરવા. વ્યવસ્થાપનમાં અસરકારકતા ચોક્કસ સમયમર્યાદામાં કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટે પરિણામો મેળવવા સાથે સંબંધિત છે.
મેનેજમેન્ટની લાક્ષણિકતાઓ
મેનેજમેન્ટની કેટલીક મૂળભૂત લાક્ષણિકતાઓ છે. જેમાં બહુ-પરિમાણીય, ગતિશીલતા અને નિરાકાર હોવુનો સમાવેશ થાય છે. પહેલી લાક્ષણિકતા એટલે કે બહુ-પરિમાણીય વિષે વાત કરીએ તો મોટાભાગના મેનેજમેન્ટનું કામ કંપની તેમજ સંસ્થાની સેવા અથવા ઉત્પાદન પ્રક્રિયાની દેખરેખ રાખવાનું તેમજ તેનું નિરીક્ષણ કરવાનું હોય છે. મેનેજરનું કામ તેમની ટીમના સભ્યો સાથે સંકલનમાં રહી તેમને જરૂરી માર્ગદર્શન આપી કામ કરાવવાનું હોય છે. એટલું જ નહીં મેનેજર જ એ વ્યક્તિ છે જે તેમની ટીમના સભ્યને કંપનીના લક્ષ્યોને હાંસલ કરવા માટે જરૂરી માર્ગદર્શન સાથે તેમના રહેલી શક્તિનો ઉપયોગ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરે છે. મેનેજમેન્ટની બીજી લાક્ષણિકતા ગતિશીલતા છે. મેનેજમેન્ટ એક ગતિશીલ કાર્ય છે. જે તેના કાર્ય ક્ષેત્રમાં ફેરફાર કરી તેને વિકસિત કરે છે. એટલું જ નહીં મેનેજમેન્ટનું કામ તેમની ટીમના સભ્યો હોય કે પછી કંપનીના કામદારો તમામને અનુકૂળ થવાનું છે પછી ભલે તે આર્થિક, સામાજિક-રાજકીય અથવા ટેક્નોલોજી ક્ષેત્રમાં કેમ ન હોય. ઉદાહરણ સ્વરૂપે જોઈએ તો સ્ક્રીન અને ડિજિટલ ઉપકરણોને ઝડપથી અપનાવવાને કારણે પેપર કંપની વેચાણમાં ઘટાડો જોઈ શકે છે. કંપની હજુ પણ ટકી શકે છે કે કેમ તે તેનું મેનેજમેન્ટ બજારની નવી જરૂરિયાતોને કેટલી અસરકારક રીતે સ્વીકારી શકે છે તેના પર નિર્ભર છે. હવે, મેનેજમેન્ટની ત્રીજી અને અંતિમ લાક્ષણિકતા એટલે કે નિરાકાર હોવું. મેનેજમેન્ટ નિરાકાર છે તેમ છતાં તેની સતત હાજરી સંસ્થાના કાર્ય કરવાની રીતને બદલી શકે છે. સંચાલનમાં વિચારધારાઓ, નીતિઓ અને હ્યુમન કમ્યુનિકેશનનો સમાવેશ થાય છે. સારું સંચાલન કંપનીના લક્ષ્ય સિદ્ધિ ગુણોત્તર, કર્મચારી પ્રસન્નતા સ્તર અને કંપનીની કામગીરીમાં એકંદર સરળતા સુધારવામાં મદદ કરે છે.
મેનેજમેન્ટના ઉદ્દેશ્યો
સફળ મેનેજમેન્ટ કંપનીના વિકાસમાં મોટો ફાળો આપે છે અને દરેક કંપનીના વિકાસમાં કંપનીના મેનેજમેન્ટનો રોલ ખુબ જ મહવનો હોય છે. દરેક મેનેજમેન્ટના મુખ્યત્વે ત્રણ પ્રકારના ઉદ્દેશો હોઈ છે. જેમાં સંસ્થાકીય ઉદ્દેશ્યો, સામાજિક ઉદ્દેશ્યો અને કર્મચારીઓના ઉદ્દેશ્યોનો સમાવેશ થાય છે. સૌથી પહેલા સંસ્થાકીય ઉદ્દેશ્યોની વાત કરીએ તો મેનેજમેન્ટે કર્મચારીઓ, ગ્રાહકો અને સરકાર સહિત કંપનીના તમામ હિતધારકોના હિતોને ધ્યાનમાં રાખવાનું હોય છે. મેનેજર્સની જવાબદારી સંસ્થા માટે લક્ષ્યો નક્કી કરવા અને તે નક્કી કરેલા લક્ષ્યોને હાંસલ કરવાની હોય છે. સામાન્ય રીતે, સંસ્થાનો પ્રાથમિક ઉદ્દેશ્ય તેના માનવ, ભૌતિક અને નાણાકીય સંસાધનોનો ઉપયોગ કરીને વૃદ્ધિ હાંસલ કરવાનો છે. કોઈપણ કંપની માટે ત્રણ સામાન્ય સંસ્થાકીય ઉદ્દેશ્યો છે. જેમાં ઉદ્દેશ્ય સર્વાઇવલ એટલે સંસ્થાને તેના ઓપરેશનલ ખર્ચને આવરી લેવા માટે પૂરતી આવક ઊભી કરવી જરૂર છે. બીજો ઉદ્દેશ્ય એટલે નફો. નફો દરેક કંપનીને તેના વિકાસ માટે એક પ્રોત્સાહન પૂરું પડે છે અને વ્યવસાય ચલાવવા સાથે સંકળાયેલા ખર્ચ અને જોખમોને આવરી લેવા માટે જરૂરી છે.જયારે ત્રીજો ઉદેશ્ય એટલે વૃદ્ધિ. જે વેચાણની માત્રા, કાર્યબળ અને મૂડી રોકાણમાં વૃદ્ધિના સંદર્ભમાં વ્યવસાયની વૃદ્ધિને માપી શકે છે.
મેનેજમેન્ટના બીજા ઉદેશ્યની વાત કરીએ તો તે છે સામાજિક ઉદ્દેશ્યો. એક હદ સુધી, મેનેજમેન્ટના કાર્યો કંપનીને સમાજ માટે ઉપયોગી બનાવવા માટે જવાબદાર છે. કંપનીઓ અલગ અલગ રીતે સમાજ ઉપયોગી બનવાનું પસંદ કરે છે. કેટલાક ઉત્પાદનની પર્યાવરણ-મૈત્રીપૂર્ણ પદ્ધતિઓનો સમાવેશ કરે છે તો કેટલાક અન્ય વાજબી વેતન અને રોજગારીની તકો ઊભી કરવાની પદ્ધતિનો અમલ કરે છે. મોટી કંપનીઓ આરોગ્ય સંભાળ અને શિક્ષણ જેવી સમાજની પાયાની સુવિધાઓ પૂરી પાડવા માટેની પહેલ શરૂ કરે છે અથવા તો તે દિશામાં કામ કરતી જરૂરી ફંડ પૂરું પાડે છે. તેમની કામગીરીના સ્કેલના આધારે, કંપનીઓ ઘણીવાર CSR (કોર્પોરેટ સોશિયલ રિસ્પોન્સિબિલિટી) ઝુંબેશ શરૂ કરે છે જે સમાજને અલગ અલગ રીતે લાભ પહોંચાડે છે.
મેનેજમેન્ટના ત્રીજા અને સૌથી મહત્વના ઉદેશ્યની વાત કરીએ તો તે છે કર્મચારીઓના ઉદ્દેશ્યો. મેનેજમેન્ટ સામાન્ય રીતે તેમના કર્મચારીઓ માટે નાણાકીય પ્રોત્સાહન, પગાર, અન્ય લાભો અને સામાજિક પહેલ નક્કી કરે છે. કોર્પોરેટ આઉટિંગ્સ અને હોલિડે બોનસ જેવી પદ્ધતિ તેમજ કમ્યુનિકેશનમાં સુધારો કરતી પ્રવૃત્તિઓ કર્મચારીઓની સામાજિક વૃદ્ધિ અને વિકાસને પૂરી કરે છે.
સંચાલનનું મહત્વ
મેનેજમેન્ટ માટે કંપનીનું સંચાલન કરવું તે તેની ફરજ પૈકીની અને અને સૌથી મહત્વની માનવામા આવે છે. અહીં સંચાલનમાં મહત્વપૂર્ણ હોય તેવા કેટલાક કારણોની ચર્ચા કરવાની છે. જેમાં ધ્યેયો હાંસલ કરવામાં મદદ કરવી એક કર છે. જેની વાત કરીએ તો અસરકારક સંચાલન વ્યક્તિગત પ્રયત્નોને એક સામાન્ય દિશા આપે છે અને સંસ્થાના એકંદર લક્ષ્યો હાંસલ કરવા તરફ માર્ગદર્શન આપે છે. જયારે બીજા કારણની વાત કરી એ તો કાર્યક્ષમતા વધારવી. કાર્યક્ષમતા ખર્ચ ઘટાડે છે અને સંસ્થાના કાર્યના તમામ ક્ષેત્રોમાં ઉત્પાદકતામાં વધારો કરે છે.ત્રીજું કારણ છે, ગતિશીલ સંસ્થા બનાવવી. મેનેજમનેટ તેના કર્મચારીઓને પરિવર્તન માટે અનુકૂલન કરવામાં મદદ કરે છે. જેથી સંસ્થા તેની સ્પર્ધાત્મકતા જાળવી રાખે. સંસ્થા કેટલી સારી રીતે પ્રતિસાદ આપી શકે છે અને પરિવર્તન માટે અનુકૂલન કરી શકે છે તેનો અર્થ તેની સફળતા અને નિષ્ફળતા વચ્ચેનો તફાવત હોઈ શકે છે. ચોથા અને છેલ્લા કારણની વાત કરીએ તો વ્યક્તિગત ઉદ્દેશ્યો હાંસલ કરવામાં મદદ. અસરકારક સંચાલન ગ્રુપ તરીકે સંસ્થાકીય લક્ષ્યો હાંસલ કરવા માટે ટીમ ભાવના, સહકાર અને પ્રતિબદ્ધતાને પ્રોત્સાહન આપે છે. જે ટીમના દરેક સભ્યને તેમના વ્યક્તિગત ઉદ્દેશ્યો હાંસલ કરવામાં મદદ કરે છે.
મેનેજમેન્ટના સ્તરો
દરેક સંસ્થા હોય કે પછી કંપની તેના મેનેજમેન્ટની ભૂમિકાના જુદા જુદા ત્રણ સ્તર હોય છે. જેમાં ટોપ મેનેજમેન્ટ, મિડલ મેનેજમેન્ટ અને ઓપરેશનલ મેનેજમેન્ટનો સમાવેશ થાય છે.
1. ટોપ મેનેજમેન્ટ : સામાન્ય રીતે, કંપનીમાં સૌથી વરિષ્ઠ અધિકારીઓ જેવું કે ચેરમેન, ચીફ એક્ઝિક્યુટિવ ઓફિસર, ચીફ ઓપરેટિંગ ઓફિસર, પ્રેસિડેન્ટ અને વાઇસ પ્રેસિડેન્ટ હોય છે. તેમની ભૂમિકા કંપનીના વિવિધ ઘટકોને એકીકૃત કરવામાં અને વિવિધ વિભાગોની પ્રવૃત્તિઓનું સંકલન કરવાની હોય છે. તેઓ કંપનીના અસ્તિત્વ અને તેના હિસ્સેદારોના કલ્યાણને સુનિશ્ચિત કરવા માટે લક્ષ્યો બનાવવા માટે વ્યવસાયિક વાતાવરણ અને તેની અસરોનું પણ વિશ્લેષણ કરે છે.
2. મિડલ મેનેજમેન્ટ : મોટાભાગે ડિવિઝન હેડથી બનેલું, મિડલ મેનેજમેન્ટ ઓપરેશનલ મેનેજમેન્ટને ટોચના મેનેજમેન્ટ સાથે જોડે છે. વિભાગ/વિભાગના વડાઓ ટોપ મેનેજર્સ પાસેથી માર્ગદર્શન મેળવે છે અને તેઓ ઓપરેશનલ મેનેજર્સ સુધીના વ્યક્તિ છે. તેમનું કામ ટોપ મેનેજમેન્ટ દ્વારા ઘડવામાં આવેલી નીતિઓને સમજવાનું છે અને કંપનીની નીતિઓ અને નિર્ણયોનું પાલન થાય છે કે નહીં તેની ખાતરી કરવા માટે સંબંધિત વિભાગો/ સુધી પહોંચાડવાનું છે.
3. ઓપરેશનલ મેનેજમેન્ટ : સુપરવાઇઝર, વિભાગના આગેવાનો અથવા ફોરપર્સન કર્મચારીઓના પ્રયત્નોની સીધી દેખરેખ રાખે છે. તેઓ ગુણવત્તા નિયંત્રણ માટે જવાબદાર છે. એટલું જ નહીં તેઓ ખાતરી કરે છે કે, કાર્ય સમયમર્યાદામાં પૂર્ણ થાય. ટોપ મેનેજમેન્ટ એવી યોજનાઓ બનાવે છે જે સુપરવાઈઝરની સત્તા અને જવાબદારી નક્કી કરે છે.
મેનેજમેન્ટના કાર્યો
મેનેજમેન્ટનો હેતુ એક સામાન્ય ધ્યેય હાંસલ કરવા માટે સંસ્થામાં વિવિધ વ્યક્તિઓના પ્રયત્નોને એકીકૃત કરવાનો છે. કેટલાક ખાસ કર્યો હોય છે. જેમાં આયોજન, સંસ્થાને પ્રાથમિકતા, સ્ટાફને લગતા કાર્યોમાં સુધારો, દિશા આપવા માર્ગદર્શન અને ગુણવત્તાનું મોનીટરીંગ કરવુંનો સમાવેશ થાય છે.
મેનેજમેન્ટના પ્રથમ કાર્ય આયોજન સંદર્ભે વાત કરીએ તો તેમાં એવા કાર્યોની સમયરેખા બનાવવાનો સમાવેશ થાય છે જે ચોક્કસ ધ્યેય પ્રાપ્ત કરવા માટે પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે. જેનો અમલ મેનેજર્સ દ્વારા કરવાં આવતો હોય છે. દરેક કાર્યની આયોજનબદ્ધ યોજનાથી કાર્યોમાં મૂંઝવણ, જોખમ, બગાડ અને અનિશ્ચિતમાં ઘટાડો થયા છે. કેટલાક ઉદાહરણ પરથી આયોજનને સમજવાનો પ્રયાસ કરીએ. નાના વ્યવસાયમાં ટોપ મેનેજમેન્ટ દ્વારા પાછલા ક્વાર્ટરના નુકસાનની ભરપાઈ કરવા માટે આગામી એક ક્વાર્ટર માટે ઉચ્ચ વેચાણ લક્ષ્ય નક્કી કરવાં આવે છે. સ્ટાર્ટ-અપ શરૂ કરનાર ઉદ્યોગ સાહસિકો તેમના સ્ટાર્ટ-અપને નવી ઉંચાઈ સુધી લઈ જવા માટે સરકાર અથવા અન્ય મોટી સંસ્થાઓ સાથે જોડાવાના પ્રયાસો કરવાની યોજના બનાવી શકે છે. સ્થાનિક ડિજિટલ માર્કેટિંગ કંપનીઓના વડાઓ તેમના ઉત્પાદનો અને સેવાઓ માટે આંતરરાષ્ટ્રીય બજાર બનાવવાની યોજના બનાવી શકે છે. IT કંપની તેમના કર્મચારીઓ માટે ઘરેથી કામ કરવા માટે તેમના કામના નિયમોને અપડેટ કરવાનું નક્કી કરી શકે છે.
મેનેજમેન્ટના બીજા અગત્યના કામમાં સંસ્થાને પ્રાથમિકતા આપવી આવે છે. જેની વાત કરીએ તો આયોજનનો ઉદ્દેશ્ય કંપનીના કર્મચારીઓ, નાણાકીય અને ભૌતિક સંસાધનો વચ્ચે સંકલન કેળવવાનો હોય છે. યોગ્ય આયોજન એ કાર્યોનો માર્ગ પૂરો પાડે છે જે સફળતા માટેના તમામ પરિમાણો મેળવવામાં મદદ કરે છે. આયોજનમાં વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિઓ, પ્રતિનિધિમંડળ અને સંકલનની ઓળખ અને વર્ગીકરણનો સમાવેશ થાય છે. દાખલા તરીકે, ટોપ મેનેજર્સ વિવિધ શાખાઓને જરૂરી ફંડ તેમજ સંસાધનો ફાળવી શકે છે. બ્રાન્ચ મેનેજર્સ ત્યારબાદ તેમની ઓપરેશનલ જરૂરિયાતોને આધારે બ્રાન્ચના અન્ય વિભાગોને ફંડ ફાળવવામાં આવે છે. જે ફંડનો રોજિંદા ખર્ચમાં કઈ રીતે ઉપયોગ થાય છે તેનું મોનીટરીંગ વિભાગના વડા દ્વારા કરવાં આવે છે.
મેનેજમેન્ટના અન્ય કાર્યોમાં સ્ટાફને લગતા વિવિધ કાર્યોમાં સુધારો કરવો પણ એક મહત્વનું કાર્ય છે. સ્ટાફને લગતા કાર્યોમાં સૌથી મહત્વનું કામ છે સંસ્થા માટે નવા કામદારોની ભરતી કરવી અને નવી ટિમ બનાવવનો સમાવેશ થાય છે. કંપનીઓમાં સ્ટાફને લગતા વિવિધ કાર્યોની પ્રક્રિયા ઘણીવાર લાંબી અને ઊંડાણપૂર્વકની હોય છે. મેનેજમેન્ટ કંપનીમાં વ્યાવસાયિક ભૂમિકાઓ અને તે ભૂમિકાઓમાં સારી કામગીરી કરવા માટે જરૂરી કૌશલ્યો તેમજ ગુણવત્તાઓને ઓળખે છે. જે બાદ મેનેજર દ્વારા કંપનીની જરૂરિયાત અનુસાર નવા કામદારોની ભરતી કરવામાં આવે છે. એકવાર પસંદગી પ્રક્રિયા પૂર્ણ થયા બાદ પસંદ થયેલા ઉમેદવારોને ટ્રેનિંગ આપવામાં આવે છે. જે બાદ કંપનીમાં તેમની પસંદગી જે કામ માટે કરવામાં આવી છે તે સોંપવામાં આવે છે. મેનેજર્સ વિવિધ કાર્યોમાં ભરતી બાદ કર્મચારીઓના મૂલ્યાંકન અને પ્રમોશન આપવા માટે પણ જવાબદાર હોય છે. ઉદાહરણ : ડિજિટલ માર્કેટિંગ કંપની તેની કામગીરીને દેશના અન્ય શહેરોમાં વિસ્તારવાનું પસંદ કરી શકે છે. જે દિશામાં આગળ વધવા ટોપ મેનેજમેન્ટ દ્વારા જે શહેરોમાં વિસ્તરણ કરવાનું હોય ત્યાં પાંચ માર્કેટિંગ કર્મચારીઓ, ચાર વિઝ્યુઅલ ડિઝાઇનર્સ, બે એકાઉન્ટિંગ કર્મચારીઓ, એક એચઆર પ્રોફેશનલ અને એક મેનેજરની ભરતી કરવાનો નિર્ણય કરવામાં આવે છે. ટોપ મેનેજમેન્ટ દ્વારા ઇન્ફોર્મેશન ટેક્નોલોજી, જાળવણી અને સુરક્ષા સંબંધિત કામ ફ્રીલાન્સર્સને આઉટસોર્સ કરવાનો પણ નિર્ણય લેવામાં આવે છે. કંપનીની માર્ગદર્શિકા એ પણ સૂચવી શકે છે કે, માર્કેટિંગ કર્મચારી અને વિઝ્યુઅલ ડિઝાઇનર કંપનીમાં બે મહિનાની તાલીમ મેળવે તેમજ એક વર્ષનો અનુભવ મેળવ્યા બાદ જ તેમને વિભાગના વડા તરીકેની જવાબદારી સોંપી શકાય.
કંપનીના મેનેજમેન્ટના અન્ય એક કાર્યમાં દિશા આપવા માટે માર્ગદર્શનનો પણ સમાવેશ થાય છે. મેનેજરના કાર્યોમાં સ્ટાફના સભ્યોની દેખરેખ, પ્રેરણા અને માર્ગદર્શન કેન્દ્ર સ્થાને રહેલું છે. માર્ગદર્શનમાં કામને સતત ગતિમાન રાખવું અને ઉત્પાદકતા જાળવી કંપનીના લક્ષ્યોને હાંસલ કરવાનો સમાવેશ થાય છે. જેની માટે ટીમને સંસ્થાકીય ઉદ્દેશ્યો પૂર્ણ કરવા માટે ઉત્કૃષ્ટ નેતૃત્વ, સંચાર અને આંતરવ્યક્તિત્વ કૌશલ્યની જરૂર છે.ઉદાહરણ તરીકે, મિડલ મેનેજમેન્ટ મોટાભાગે ટોપ મેનેજમેન્ટ તરફથી મળેલા નિર્દેશોના આધારે નીતિઓ બનાવે છે. ઓપરેશનલ મેનેજર્સ કંપનીના રોજિંદા કામકાજનું સંચાલન કરવા પર વધુ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે.
મેનેજમેન્ટના કાર્યોમાં અંતિમ કાર્ય એટલે ગુણવત્તાનું મોનિટર્નીંગ.
જેની માટે કંપની પ્રદર્શનના કેટલાક સ્થાપિત ધોરણો પર કાર્ય કરે છે. મેનેજર સુનિશ્ચિત કરે છે કે, સ્ટાફનું સામૂહિક આઉટપુટ કંપની દ્વારા નિર્ધારિત જથ્થા અને ગુણવત્તાના બેન્ચમાર્ક સુધીનું હોય. દરેક સ્તર પર નિયંત્રણ નિર્ધારિત ગુણવત્તા સ્પષ્ટીકરણોમાંથી એકંદર વિચલનને અટકાવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, ફાસ્ટ-ફૂડ ચેઇનમાં સુપરવાઇઝર ઘણીવાર કેશિયર, રસોઈ સ્ટાફ, ડિલિવરી કર્મચારીઓ અને સર્વર્સનું માઇક્રો-મેનેજમેન્ટ કરે છે. જેના થકી મેનેજર દ્વારા ખાતરી કરવામાં આવે છે કે, તેમની બ્રાન્ચમાં ખોરાક અને સેવા ગુણવત્તાના ધોરણોમાં ઉણી તો નથી ઉતરતીને. જોકે, આ નિયમો ટોપ મેનેજમેન્ટ દ્વારા સૂચવવામાં આવે છે અને તે સમયાંતરે જરૂર પ્રમાણે બદલાતા રહે છે.
લેખના ઉપરોક્ત ભાગમાં મેનેજમેન્ટ શું છે, તેના કર્યો શું છે સહિતની માહિતી આપવાનો એક પ્રયાસ કર્યો છે. જે બાદ હવે, તેના સફળ સંચાલન માટે મહત્વના સાત નિયમોની ચર્ચા કરીશું.
મેનેજમેન્ટના મહત્વના સાત નિયમો
નિયમ 1 : કર્મચારીઓ સાથે હંમેશા આદર સાથેનું વર્તન
શ્રેષ્ઠ સંચાલનની શરૂઆત તમને આશ્ચર્ય થશે અથવા કોઈ પણ સંજોગોમાં કદાચ તમે નહીં કરી શકોથી થાય છે. જો કોઈ વ્યક્તિ તમને રિપોર્ટ કરે છે તો બની શકે કે તમે તેમને નોકરી પર રાખ્યા છે અથવા તમે હાલ જે જગ્યાએ છો તે તમને વારસામાં મળી છે. બન્ને સંજોગોમાં વ્યકિતની કાર્ય ઉત્પાદકતા અને કંપનીના વિકાસમાં તેમના યોગદાન માટે તમે જ જવાબદાર છો. આ લેખ પરંતુ ભૂલી જઇએ કે મેનેજમેન્ટમાં રહેલા વ્યક્તિને દરેક વ્યક્તિ સાથે આદર પૂર્વક વર્તન કરવું જોઈએ. દરેક વ્યક્તિ સાથે આદર પૂર્વકનું વર્તન મારી દ્રષ્ટિએ શક્ય નથી. પરંતુ જો આપણે વ્યક્તિ સાથે આદર પૂર્વક કેમ વર્તવું તે સમજી શકીએ તો મેનેજમેન્ટના પહેલા નિયમનું પાલન કરવું આપણી માટે સહેલું બની જાય છે. કારણકે તે સારા મેનેજમેન્ટ માટે ખુબજ જરૂર છે.
ટૂંકમાં, જ્યારે મેનેજમેન્ટમાં રહેલી વ્યક્તિ અન્યો સાથે આદરપૂર્વક વર્તે છે, ત્યારે અન્ય વ્યક્તિ મેનેજમેન્ટના વ્યક્તિને વધારે પસંદ કરે છે. આ પરિસ્થિતિમાં અન્ય વ્યક્તિ મેનેજમેન્ટને કંપનીના લક્ષ્યને હાંસલ કરવામાં મદદરૂપ થઇ શકે છે. એટલું જ નહીં આ પરિસ્થિતિમાં વ્યક્તિ તમારી માટે મહેનત પણ વધારી દેશે, વધુ સ્માર્ટલી કામ કરશે, પ્રોડક્ટીવીટીમાં વધારો કરશે તે નક્કી છે. મેનેજમેન્ટના એક સભ્ય તરીકે જયારે તમે ટિમ અથવા કંપની બનાવી રહ્યા છો ત્યારે કોઈ શ્રેષ્ટ વ્યક્તિને ગુમાવવો તમારા માટે નુકશાનકારક નીવડી શકે છે. પરંતુ જો તમે તેમની સાથે આદરથી વર્તન કરશો તો તે વ્યક્તિ તમારી ટીમ અથવા કંપનીમાં લાંબા સમય સુધી તમારી સાથે રહેશે.
નિયમ 2 : અસહમત થવાની ભાવનાને પ્રોત્સાહિત કરવી
મેનેજમેન્ટમાં ફરજ બજાવતી વ્યક્તિ માટે દરેક નિર્ણય મહત્વનો હોય છે. જે લેવામાં તેમના સહકર્મી પણ તેમની મદદ કરતા હોય છે. કેટલીક વખત વ્યક્તિ મેનેજમેન્ટના નિર્ણયથી અસહમત હોય શકે. તેવા સમયે મેનેજમેન્ટમાં રહેલી વ્યક્તિને તે નિર્ણયની કદર કરવી જોઈએ. એટલું જ નહીં તેમના મતે નિર્ણય કેમ ન લેવો જોઈએ તે પણ જાણવું જોઈએ. જો તે સાચા હોય તો તેમને બિરદાવવા જોઈએ અથવા જો તેઓ ખોટા હોય તો તે કેમ ખોટા છે તે પણ સમજાવવું જોઈએ. આ પ્રક્રિયાથી વ્યક્તિને મેનેજમેન્ટના નિર્ણયથી અસહમત થવામાં પ્રોત્સાહન મળે છે. જે ખરેખર કંપની માટે ફાયદા કારક નીવડી છે.
મેનેજમેન્ટ દ્વારા હંમેશા એવા લોકોની પસંદગી કરવી જોઈએ જેઓ પોતાના માટે વિચારે તેમજ મેનેજમેન્ટના ધ્યાનમાં ન હોય કે વિચારવામાં પણ ન આવે તેવા ક્રિએટિવ વિચારો સાથે આવે. મારુ એવું માનવું છે કે આ પ્રકારના લોકો મુશ્કેલી સર્જવામાં પણ આગળ હોય છે પરંતુ મેનેજમેન્ટ કંપનીના વિકાસ માટે લેવા જેવું જોખમ છે. કંપનીના વિકાસ માટે મેનેજમેન્ટ જ નહીં કંપનીના દરેક વ્યક્તિમાં સર્જનાત્મકતા હોવી ખુબ જ જરૂરી છે. જેની માટે દરેક વ્યક્તિને આઉટ ઓફ ઘી બોક્સ વિચારવાની જરૂર હોય છે. દરેક મેનેજમેન્ટને એવા કર્મચારીઓની જરૂર હોય છે. જે મેનેજમેન્ટ સાથે અસંમત થાય અને નવા વિચારો અજમાવવામાં આગળ પડતા હોય. હકીકતમાં આવા વિચારો પાકીને કેટલાક નિષ્ફ્ળ જશે પરંતુ કેટલાક સફળ થશે તે નક્કી છે. જે માટે કંપનીમાં તે પ્રકારનું વાતાવરણ કેળવવાની જરૂર હોય છે.
- જો કંપનીના કર્મચારીઓને તેમના પોતાના વિચારોનું યોગદાન આપવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવામાં આવે તો તેઓ વધુ સશક્ત અનુભવે છે. જો તેમની કંપની આખરે તેમના કેટલાક વિચારોનો અમલ કરે તો તેઓ કંપનીમાં તેમનું મહત્વ વધારે છે તેમ સમજે છે. એટલું જ નહીં તેમને લાગે છે કે કંપની માટે તેમનું યોગદાન અનન્ય છે. એટલે જ જ્યારે તેમના વિચારો અમલમાં મૂકવામાં આવે છે, ત્યારે તેઓ કંપનીની સફળતા માટે વધુ મહેનત કરે છે.
- મેનેજમેન્ટ તરીકે કંપનીમાં માટે શ્રેષ્ઠ વિચારોની જરૂર હોય છે. પરંતુ તે ક્યાંથી આવે છે તેની ચિંતા કરવાની જરૂર હોતી નથી. વાસ્તવમાં, મેનેજમનેટ માટે સૌથી ખુશી વાત એ છે કે ટીમના સભ્યો પૈકીનો એક માત્ર મેનેજમેન્ટ કરતાં વધુ સારો વિચાર સાથે આવે તે જરૂરી નથી પરંતુ મેનેજમેન્ટને ખોટું સાબિત કરે. તેનો અર્થ એ થાય છે કે મેનેજમેન્ટમાં રહેલી વ્યક્તિ તેનાથી કંઈક શીખે છે અને બીજું કે મેનેજમેન્ટમાં રહેલી વ્યક્તિ તેમનાથી વધુ સ્માર્ટ વ્યક્તિઓની ઘેરાયેલી છે.
નિયમ 3 : અંતિમ નિર્ણય લેવો અને આગળ વધવું
મેનેજર તરીકે, દિવસના અંતે અંતિમ નિર્ણયો લેવાનું અને નિર્ણાયક રીતે કામ કરવાનું વ્યક્તિ માટે ફરજિયાત છે. તેથી જ્યારે વ્યક્તિ માટે નિર્ણય લેવાનો સમય આવે છે ત્યારે ટીમમાં અસંમતિને પ્રોત્સાહિત કર્યા બાદ સામે આવેલા તમામ વિકલ્પોનું મૂલ્યાંકન કરવું તેમજ દરેકની દલીલો સાંભળવી અને તેને ગ્રહણ કરવી તે અંતે મેનેજમેન્ટમાં રહેલી વ્યક્તિ પર નિર્ભર કરે છે. અંતિમ નિર્ણય લેતા પહેલા મેનેજમેન્ટમાં રહેલી વ્યક્તિએ તેના નિર્ણય અંગે તેની ટીમના દરેક સભ્યોને નિર્ણય અંગે સ્પષ્ટ કરી અને પછી આગળ વધવું જોઈએ.
નિયમ 4 : કર્મચારીઓના પ્રશ્નોના જવાબ આપવા
મેનેજમેન્ટની જૂની પદ્ધતિ અનુસાર કર્મચારી જયારે કોઈ પણ કામ કરતા સમયે પ્રશ્ન કરે કે શા માટે ? ત્યારે મેનેજમેન્ટમાંથી જવાબ મળે છે કે, કારણ કે મેનેજમેન્ટ કીધું છે. આ પ્રકારનો જવાબ મળ્યા બાદ કર્મચારી બેદરકારી પૂર્વક કામ કરે છે. જોકે આ પદ્ધતિ શાળાના બાળકો માટે કામ કરી શકે છે. પરંતુ કંપનીના મેનેજમેન્ટ દ્વારા આ પ્રકારના જવાબ કંપનીના કર્મચારીઓ માટે યોગ્ય ન કહેવાય. આ પ્રકારના જવાબોથી કંપનીના વિકાસ જ નહીં કંપનીની ઉત્પાદકતા અને ઉત્પાદનની ગુણવત્તાને પણ અસર કરે છે.
કંપનીના વિકાસ માટે મેનેજમેન્ટ દ્વારા ટીમના સભ્યોને જાણવાની જરૂર હોય છે કે, તેઓ કંપની માટે એક એસેટ છે, તેમનું કંપનીના વિકાસમાં શું મહત્વ છે અને કંપનીના વિકાસમાં તેમનો ફાળો કેટલો છે. તેમજ તેઓને જાણવાની જરૂર છે કે તેઓ જે પણ કાર્ય કરી રહ્યા છે તે કંપનીના લક્ષ્યો સાથે જોડાયેલા છે. જો મેનેજમેન્ટ મને છે કે, પ્રોત્સાહિત અને ખુશ કર્મચારી કંપનીના વિકાસમાં મોટો ફાળો આપી શકે છે ત્યારે મેનેજમેન્ટે કર્મચારી કામ કરવા નહીં પરંતુ તે કામ કેમ કરવાનું છે તે સમજવવા માટે સમય આપવો જરુરુ બને છે. તેલુ જ નહીં મુશ્કેલ નિર્ણય લેતી વખતે ટીમના સભ્યોને તે નિર્ણયની જાણ કરવાની જગ્યાએ તે નિર્ણય કેમ લેવામાં આવ્યો તે જણાવવું પણ ખુબ જ જરૂરી બને છે. દરેક સેકન્ડે ટીમના સભ્યની સાથે રહેવાની જગ્યાએ તેને આપવામાં આવેલા પ્રોજેક્ટમાં તેને સ્વતંત્રતાથી કામ કરવાની ચૂત આપો. એવું કરવાથી કર્મચારી પ્રોજેક્ટ દરમિયાન આવતી મુશ્કેલીમાં દરમિયાન મેક્રો અને માઇક્રો નિર્ણયો લેશે. તેમ કરવાથી પ્રોજેક્ટ વધુ ઝડપથી, વધુ સારી રીતે, વધુ કાર્યક્ષમતાથી અને ઓછા પુનરાવર્તનથી પૂર્ણ થશે.
નિયમ 5 : કોઈ પણ કમ્યુનિકેશનને બને તેટલું નાનું રાખો
મેનેજમેન્ટ દ્વારા ટીમના સભ્યો પૈકી એકને કંઈક કામ સોંપવામાં આવે ત્યારે તે સૌથી જરૂરી છે કે, તેમની સાથેનું કમ્યુનિકેશન ક્લિયર હોય કે તેમને શું કરવાનું છે અને કેમ કરવાનું છે. તે સમજવવામાં મેનેજમેન્ટના વ્યકિતને વધારે સમય લાગે તે બતાવે છે કે વ્યક્તિએ પોતે શું કામ સોંપવાનું છે તે જાતે જ સમજવાનો પ્રયાસ કર્યો નથી. મેનેજર તરીકે, વ્યક્તિને જવાબદારી છે કે ટીમના સભ્યને જે કામ સોંપવાનું છે તે કામ પોતે પહેલા સમજી લે અને બને એટલું ટૂંકમાં સંપૂર્ણ માહિતી સાથે ટીમના સભ્યને સમજાવે. જો મેનેજર પોતે કામને સંપૂર્ણ સમજ્યા હોય તો તે ટીમના સભ્યને કામની ટૂંક વિગત, તેની જરૂરિયાત અને તેને ચોક્કસપણે કરવાની રીત પણ સમજાવી શકે છે. મેનેજર ટીમના સભ્યને યોગ્ય રીતે કામ સમજાવી શકે તો ટીમના સભ્યને પણ ખબર જ હોય છે કે મેનેજર તેમની પાસેથી શું અપેક્ષા રાખે છે.
જો એકવાર મેનેજર અસરકારક રીતે ટીમના સભ્યને અસાઇનમેન્ટ સોંપી દે, તે પછી પ્રોજેક્ટના એક્ઝિક્યુશન દરમિયાન સંક્ષિપ્તમાં અને કાર્યક્ષમ રીતે અપડેટ કરવાની જવાબદારી સભ્યની બને છે. મેનેજરની જવાબદારી માત્ર સભ્યને પ્રોત્સાહિત કરી તેમને જે જાણવાની જરૂર છે તેના મુખ્ય સાર સુધી પ્રોજેક્ટ અપડેટ્સને ડિસ્ટિલ કરવા માટે સભ્યને જરૂરી સમય ફાળવો. બીજી તરફ એટલું જ અગત્યનું છે કે, સભ્યએ મેનેજરને જે જણાવવાનું જરૂરી નથી તે જણાવવામાં સમય ન વેડફે તે માટે તેમને પ્રોત્સાહિત કરવાનું છે. જેથી સભ્ય તેમના દ્વારા આપવામાં આવતા પ્રોજેક્ટના અપડેટ્સ સંક્ષિપ્ત રાખવાનું શીકહી શકે. જેનાથી ટીમના સભ્ય અને મેનેજર બન્નેનો સમય બચે છે.
જેમ જરૂરિયાત એ શોધની જનની છે તેમ સંક્ષિપ્તતા એ સારી રીતે લખેલા, ચુસ્ત કમ્યુનિકેશનની માતા છે. ઈલેક્ટ્રોનિક કોમ્યુનિકેશનના યુગમાં, સંક્ષિપ્તતાને કેટલીકવાર કર્ટનેસ સાથે ભેળવી શકાય છે પરંતુ તેમ ન હોવું જોઈએ.
નિયમ 6 : મોટી સમસ્યાનું સજર્ન કરનારને દૂર રાખો
મેનેજમેન્ટમાં શ્રેષ્ઠતા ધરાવતા વ્યક્તિઓના મેનેજમેન્ટના ગોલ્ડ રૂલ્સમાં આ નિયમનો સમાવેશ થાય છે. કારણ કે જો મેનેજમેન્ટ મુશ્કેલી સર્જનારાઓને બોર્ડમાં રાખે તો મેનેજમેન્ટ ટીમમાંથી શ્રેષ્ઠ વ્યક્તિઓને ગુમાવાની નોબત આવી શકે છે.
નિયમ 2 માં, મેં સમજાવ્યું કે મુશ્કેલીએ નિર્માણની એક ચોક્કસ જરૂરિયાત છે. જે તંદુરસ્ત, સફળ કંપની કે જે વિકાસ કરવા માંગે છે તેના માટે ખુબ જ જરૂરી છે. પરંતુ મુશ્કેલી સર્જવાની એક હદ હોય છે જે જે સંપૂર્ણપણે અસ્વીકાર્ય છે. અહીં એવા લોકો વિષે વાત કરી રહ્યા છીએ કે જેમના વ્યક્તિત્વ અથવા ક્રિયાઓને અનાદરકારી, જોખમી અને બિનઉત્પાદક માનવામાં આવે છે. આ મુશ્કેલી સર્જનારાઓને તાત્કાલિક કંપનીમાંથી દૂર કરવા જોઈએ અથવા જો તમે કરી શકો તેમ ન હોય તો તમારાથી દૂર કરો. આનો અર્થ એ નથી કે આ મુશ્કેલી સર્જનારાઓ ખરાબ વ્યક્તિ છે. તેઓ કદાચ ન પણ હોય. તેઓ કદાચ ખૂબ સારા લોકો છે. પરંતુ વ્યવસાય અથવા ટીમ ચલાવવાના સંદર્ભમાં તેમને ધ્યાને રાખી નિર્ણય લેવો જોઈએ.
નિયમ 7 : કર્મચારીઓને આનંદમાં રાખો
નોલેજ બિઝનેસને મેનેજ કરનાર વ્યક્તિ ટીમના સભ્યોના વિચારો અને વિચારસરણી પર આધારિત હોય તો અને મેનેજમેન્ટ સ્વીકારે છે કે ટીમના સભ્યનો જુસ્સો, સર્જનાત્મકતા અને સ્વ-પ્રેરણા કંપની માટે અન્ય કંઈપણ કરતા સૌથી વધુ મહત્વપૂર્ણ છે. આવા સમયે મેનેજમેન્ટને પણ ખબર જ હોય છે કે, ટીમના શ્રેષ્ઠ સભ્ય પાસે અન્ય કેટલા વિકલ્પ છે. ત્યારે તમારે તે વ્યક્તિને સાચવી રાખવા માટે જરૂરી તમામ પગલાં લેવા તે મેનેજમેન્ટની ફરજમાં આવે છે.
તે માટે કંપનીના મેનેજમેન્ટે ટીમના સભ્યો હોય કે પછી કર્મચારીઓ માટે કામ કરવાનું વધુ સારું અને આનંદદાયક બનાવવું જરૂરી બને છે. જે માટે કર્મચારી સાથે લંચ કરવો, તેમની સાથે પાર્ટી કરવી, તેમની સાથે બેસી કોઈક વખત ચ્હાની ચુકસી લેવી પણ જરૂરી હોય છે. એટલું જ નહીં ટીમનો દરેક સભ્ય હોય કે પછી કંપનીનો દરેક કર્મચારી દરેકને તેમની યોગ્યતા અને કંપનીમાં તેમની મહત્વતા જણાવવાની જરૂર હોય છે. તે ઉપરાંત તેમના કામ કરવાથી કંપનીમાં શું ફેરફાર થાય છે અને કંપનીને શું ફાયદો થાય છે તે જણાવવું પણ તેટલું જ જરૂરી છે. આ બધું જણાવવાથી ટીમના સભ્યો અથવા કર્મચારીઓમાં કામ કરવાનો નવો જુસ્સો અને પ્રોત્સાહન આપે છે.
